Die Plantafel dient seit jeher Teamleitern, Führungskräften und Projektmanagern dazu, komplizierte Sachverhalte und verworrene Planungsvorgänge zu organisieren und für Mitarbeiter anschaulich und nachvollziehbar zu präsentieren. Das hat in den letzten Jahrzehnten immer wunderbar funktioniert, und bei kleineren Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl ist die altbewährte Tafel nach wie vor ein effektives Planungsinstrument.

Doch die rasend schnellen Veränderungen der letzten Jahre haben dafür gesorgt, dass eine einfache, analoge Plantafel oft nicht mehr ausreicht, um zunehmend komplexer werdende Prozesse und die vielen, räumlich oft weit verteilten Ressourcen effektiv zu organisieren und zu steuern. Um dieses Problem zu lösen, haben Tüftler eine Software entwickelt, welche die Vorteile einer klassischen Plantafel mit den Möglichkeiten des digitalen Zeitalters vereint – man könnte sagen eine Plantafel 2.0.

Die Plantafel: Was sie als Planungsinstrument so besonders macht und wo ihre Grenzen liegen

Plantafeln sind für viele Unternehmen fixer Bestandteil der Projekt- und Ressourcenplanung – dies gilt auch heute noch, obwohl es mittlerweile so manche Software zur Projektplanung gibt. Kein Wunder, denn mit diesem praktischen Planungsinstrument können Projekte, Aufgaben und Prozesse in der dafür vorgesehenen Reihenfolge und mit dem entsprechenden Bedarf an Zeit und Kapazitäten visuell dargestellt und somit komplizierte Vorgänge sichtbar und verständlich gemacht werden. Dadurch können Verfügbarkeit, Verantwortlichkeit, Auslastung, aktueller Stand oder eventuelle Probleme bei der Einhaltung von Fristen schnell erkannt werden, was eine rasche Reaktion ermöglicht.

Einer analogen Plantafel sind hierbei jedoch Grenzen gesetzt. Wenn zusätzliche Informationen hinzugefügt werden sollen, dann wird es oft knapp, kommt es nachträglich zu Änderungen, dann zieht dies umständliches Umstecken – inklusive erhöhte Fehleranfälligkeit – nach sich, und wenn schnell eine bestimmte Info benötigt wird, dann muss dafür zuerst zum Telefon gegriffen werden. Außerdem kann nur ein sehr begrenzter Zeitraum dargestellt werden, es erfolgt so gut wie keine Auswertung oder Nachbearbeitung und nachträgliche Änderungen sind im Nachhinein oft nur schwer nachvollziehbar.

Hier kommt Plantafel-Software ins Spiel: Altbewährtes neu entdeckt

Abgesehen von diesen Nachteilen, die analoge Plantafeln mitunter mit sich bringen, sind auch die Faktoren Digitalisierung und Globalisierung nicht zu vernachlässigende Gründe, warum die klassische Plantafel heute in vielen Fällen nicht mehr praxistauglich ist. Die Entwicklungen der letzten Jahrzehnte und vor allem der letzten Jahre stellen Unternehmen vor immer größer werdende Herausforderungen. Was einst kompakt und übersichtlich war, entwickelt sich durch Internationalisierung, kompliziertere Unternehmensstrukturen und zunehmende Verbreitung des Heimarbeit-Modells zu einem immer undurchsichtigeren, dichten Organisations-Dschungel, dem mit herkömmlichen Planungsinstrumenten kaum noch Herr zu werden ist.

Mit der Entwicklung von Plantafel-Software soll diesen neuen Herausforderungen der Kampf angesagt werden, zumindest was die Ressourcen- und Projektplanung betrifft. Dafür sorgen viele praktische Features:

  • Einstellbare Zeitachsen, auf denen je nach Bedarf die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht eingestellt werden kann, ermöglichen gleichzeitig langfristiges und detailliertes Planen.
  • Es können mitunter mehrere Tafeln gleichzeitig geöffnet und einzelne Komponente von einer auf die andere verschoben und, je nach Software, in die Listenansicht, Kalenderansicht, Aufgabenansicht … gewechselt werden.
  • Ressourcen für bestimmte Projekte können angefordert werden, indem die jeweilige Abteilung, Position oder erforderliche Kenntnisse definiert werden.
  • Benachrichtigungsfunktionen sorgen dafür, dass früh genug erkannt wird, wenn Ressourcen mehrfach zugeordnet wurden, es Widersprüche oder Terminüberschneidungen gibt oder versehentlich ungeeignete Ressourcen zugeteilt wurden.
  • Automatische E-Mails an Mitarbeiter oder Bestätigungs-Mails an Kunden können generiert werden, damit diese an Projekte erinnert bzw. darüber informiert werden.
  • Einige Anbieter von Plantafel-Software bieten personalisierbare Anzeige-Einstellungen, sodass der Benutzer die Ansicht ganz an seine Bedürfnisse anpassen kann. So können z. B. Status, Fortschritt oder Ressourcenauslastung in die Anzeige der Einträge integriert werden und in der Plantafel selbst die Spalten und Spaltenreihenfolge persönlich eingestellt werden.

Somit bietet Plantafel-Software dieselben Vorzüge wie analoge Plantafeln, allerdings erweitert durch zahlreiche Zusatzfunktionen. Zudem wird mit der Software-Version die interne Kommunikation – und auch die mit dem Kunden – erleichtert, da digitale Plantafeln sich nicht an einem bestimmten Ort befinden und somit flexibel auf sie zugegriffen werden kann.

Die Plantafel als Hilfsmittel zur Projekt- und Ressourcenplanung ist also noch lange kein Auslaufmodell, nur wird sie jetzt – dem Geist unserer Zeit entsprechend – eben in einer anderen Form verwendet: als praktische Plantafel-Software. Wir sind gespannt, was als Nächstes kommt.